VMS - Das bintec-elmeg Voice-Mail-System und seine Möglichkeiten

Das VMS (Voice Mail System) der elmeg hybird und der be.IP plus stellt ausschließlich persönliche Voice-Mail-Boxen für einzelne Endgeräte zur Verfügung.

Persönliche Voice-Mail-Box

Grundeinrichtung der persönlichen Voice-Mail-Box

• Sie haben ein funktionsfähig eingerichtetes Telefon an der Telefonanlage, das über eine interne Rufnummer, hier im Beispiel die "32" erreichbar ist.
• Unter "Anwendungen - Voice Mail System - Voice Mail Boxen" "Neu" legen Sie eine neue Voice-Mail-Box an.
  • Intere Rufnummer: 32
  • PIN-Überprüfung: nicht Aktiviert
  • Weitere Einstellungen sollte im Default bleiben.
• Unter "Anwendungen - Voice Mail System - Allgemein" aktivieren Sie das VMS.
  • Voice Mail System: Aktiviert
  • interne Rufnummer: 50 (50 ist hier das Beispiel, die Rufnummer kann frei gewählt werden)

Aktivierungsmöglichkeiten der persönlichen Voice-Mail-Box

• Eine Aktivierung nach Zeit-Plan ist nicht vorgesehen, jeder User muss manuell durch Setzen und Löschen der AWS seine persönliche Voice-Mail-Box nach seinem Bedarf manuell schalten.
• Die Voice-Mail-Box wird ausschließlich über Anrufweiterschaltungen aktiviert oder deaktiviert. Dazu muss der Voice-Box-Besitzer seine interne Rufnummer 32 auf das VMS, hier die 50, umleiten.
  • Die AWS kann nach Zeit und/oder bei besetzt, so wie sofort erfolgen.
  • Abwürfe auf das VMS (50) sind nicht möglich!
  • Verkettungen von Rufumleitungen, z.B. die 42 Leitet sofort auf die 32 um und die 32 dann auf das VMS (50) sind nicht möglich, wird die 10 angerufen, wird die 32 Signalisieren, ungeachtet der AWS von 32 auf 50!
    • Unabhängig vom Endgerät kann diese AWS über die Admin-WEB-Oberfläche unter "Anrufkontrolle - Ausgehende Dienste - Anrufweiterschaltung (AWS)" erfolgen.
    • Unabhängig vom Endgerät kann diese AWS über die User-WEB-Oberfläche unter "Einstellungen - Einstellungen von Features - (Schraubenschlüssel der Rufnummer 32) - Anrufweiterschaltung (AWS)" erfolgen.
    • Bei analogen Telefonen und IP-Telefonen (auch elmeg IP120, IP130, IP140, IP680, DECT200 und DECT150) über die in der Bedienungsanleitung hinterlegten Kennziffernprozeduren *11..., *12... *13... und *14...
      • Die Prozeduren können auch auf Zielwahltasten der Telefone hinterlegt werden
      • Bei den elmeg IP120, IP130, IP140, IP680, DECT200 und DECT150 sollten nicht die Geräte-Tasten und Funktionen für AWS genutzt werden, da diese auf eine Taste je Gerät begrenz sind und nicht die Funktion der Anlage abbilden, was eine Fehlersuche aus der Ferne annähernd unmöglich macht.
    • Bei elmeg System-Telefonen (elmeg CS290, CS290-U, IP-S290, IP-S290plus, CS400xt, CS410, CS410-U und IP-S400) können die Systemtasten für die AWS mit LED-Unterstützung genutzt werden.
    • Bei ISDN-Telefonen müssen die im Telefon bereitgestellten AWS-Funktionen genutzt werden, meist sind AWS-Tasten mit LED-Unterstützung oder Anzeigen im Display möglich.

Die Gruppen Voice-Mail-Boxen

• Diese Funktion ist derzeit nicht implementiert. In den meisten Fällen empfiehlt sich der Einsatz eines geeigneten exteren Voice-Mail-Systems (Anrufbeantworter).
• Gangbare Lösungen mit Einschränkungen durch die Nutzung von persönlichen Voice Mail Boxen für eine Gruppe oder Team

Gruppen-Voice-Mail mit ausschließlicher E-Mail-Benachrichtigung

• Es muss ein virtueller Benutzer angelegt werden, der aber auf eine echte Schnittstelle (analoger Port, ISDN-Telefon, IP-Telefone) gebunden wird. Hierbei kann eine Terminal-Lizenz erforderlich werden.
• Der virtuelle Teilnehmer bekommt eine Voice-Mail-box und eine permanente E-Mail-Weiterleitung mit Anhang.
• Die AWS vom virtuellen Teilnehmer zum Voice-Mail-System wird dauerhaft eingerichtet
• In einem Team muss ein Abwurf über eine Abwurfunktion in den Varianten, auf den virtuellen Teilnehmer, bzw. einem Team mit dem virtuellen Teilnehmer, erfolgen.
  • Die Team-Varianten-Umschaltung kann von einem berechtigten Endgerät über die Tasten, über das WEB-Interface oder über ein Kalender gesteuert werden.
    • Kalendereinrichtung: be.IP plus: Verwenden eines Kalenders
• Ein Teilnehmer kann über den Teilnehmer-Abwurf oder den globalen Abwurf auch zeitgesteuert auf die Gruppen-Voice-Mail abwerfen
  • Der Teilnehmer-Abwurf kann über das WEB-Interface oder über den Kalender gesteuert werden, eine Steuerung über Tasten am Telefon ist nicht vorgesehen.
    • Kalendereinrichtung: be.IP plus: Verwenden eines Kalenders
  • Der globale Abwurf kann nur über die Nacht-Schaltung aktiviert werden
    • Die Nachtschaltung kann über ein berechtigtes Telefon, ein Systemtelefon (CSxxx & IP-Sxxx) über Systemtaste mit LED-Unterstützung oder über den Kalender gesteuert werden, eine Steuerung über das WEB-Interface ist nicht vorgesehen.
• Stellen Sie eine maximale Lebenszeit für Nachrichten ein, so das dieses z.B. nach 60 Tagen automatisch gelöscht werden.
• eine Abfrage der Nachrichten über interne und externe Telefone ist möglich, siehe "Abfragemöglichkeiten der Nachrichten"

Gruppen-Voice-Mail ohne E-Mail-Benachrichtigung und ohne Anzeige am Endgerät

• Es muss ein virtueller Benutzer angelegt werden, der aber auf eine echte Schnittstelle (analoger Port, ISDN-Telefon, IP-Telefone) gebunden wird. Hierbei kann eine Terminal-Lizenz erforderlich werden.
• Der virtuelle Teilnehmer bekommt eine Voice-Mail-box und die PIN-Überprüfung muss aktiviert werden.
• Beim Benutzer muss unter "Nummerierung - Benutzereinstellungen - Benutzer - (Schraubenschlüssel des virtuellen Benutzer) - Berechtigungen" bei "PIN für Zugang via Telefon" eine 4-stellige Ziffernkombination für die Fernabfrage der Voice-Mail-Box eingerichtet werden.
• Die AWS vom virtuellen Teilnehmer zum Voice-Mail-System wird dauerhaft eingerichtet. Diese kann nur eingerichtet werden, wenn der Teilnehmer einer echten Schnittstelle zugeordnet ist.
• In einem Team muss ein Abwurf über eine Abwurfunktion in den Varianten, auf den virtuellen Teilnehmer, bzw. einem Team mit dem virtuellen Teilnehmer erfolgen.
  • die Team-Varianten-Umschaltung kann von einem berechtigten Endgerät über die Tasten, über das WEB-Interface oder über ein Kalender gesteuert werden.
• Ein Teilnehmer kann über den Teilnehmer-Abwurf oder den globalen Abwurf auch zeitgesteuert auf die Gruppen-Voice-Mail abwerfen
  • Der Teilnehmer-Abwurf kann über das WEB-Interface oder über den Kalender gesteuert werden, eine Steuerung über Tasten am Telefon ist nicht vorgesehen.
  • Der globale Abwurf kann nur über die Nacht-Schaltung aktiviert werden
    • Die Nachtschaltung kann über ein berechtigtes Telefon, ein Systemtelefon (CSxxx & IP-Sxxx) über Systemtaste mit LED-Unterstützung oder über den Kalender gesteuert werden, eine Steuerung über das WEB-Interface ist nicht vorgesehen.
• eine Abfrage der Nachrichten über interne und externe Telefone ist möglich, siehe "Abfragemöglichkeiten der Nachrichten"

Gruppen-Voice-Mail ohne E-Mail-Benachrichtigung aber mit Anzeige an einem Endgerät der Gruppe

• Das Endgerät der Gruppe "Zentrale", hier im Beispiel die interne Rufnummer 38, bekommt eine Voice-Mail-Box zugeordnet.
• Wenn andere Gruppenmitglieder Nachrichten abfragen wollen muss unter "Nummerierung - Benutzereinstellungen - Benutzer - (Schraubenschlüssel des virtuellen Benutzer) - Berechtigungen" bei "PIN für Zugang via Telefon" eine 4-stellige Ziffernkombination für die Fernabfrage der Voice-Mail-Box eingerichtet werden.
• Die 38 bekommt eine permanente AWS auf das Voice-Mail-System
• In der Gruppe/Team muss das Ausführen von AWS deaktiviert werden.
• Es muss eine weitere Gruppe (z.B.: "Team AB") angelegt werden, in der Gruppe darf nur die 38 sein und hier muss explizit das Ausführen von AWS erlaubt werden.
• In dem Team "Zentrale" muss ein Abwurf über eine Abwurfunktion in den Varianten, auf das Team "Team AB" mit dem Teilnehmer 38 erfolgen.
  • die Team-Varianten-Umschaltung kann von einem berechtigten Endgerät über die Tasten, über das WEB-Interface oder über ein Kalender gesteuert werden.
• Ein Teilnehmer kann über den Teilnehmer-Abwurf oder den globalen Abwurf auch zeitgesteuert auf die Gruppen-Voice-Mail abwerfen
  • Der Teilnehmer-Abwurf kann über das WEB-Interface oder über den Kalender gesteuert werden, eine Steuerung über Tasten am Telefon ist nicht vorgesehen.
  • Der globale Abwurf kann nur über die Nacht-Schaltung aktiviert werden
    • Die Nachtschaltung kann über ein berechtigtes Telefon, ein Systemtelefon (CSxxx & IP-Sxxx) über Systemtaste mit LED-Unterstützung oder über den Kalender gesteuert werden, eine Steuerung über das WEB-Interface ist nicht vorgesehen.
• Neue Anrufe werden am Telefon 38 (sofern dieses die Anzeige unterstützt) angezeigt.
• eine Abfrage der Nachrichten über interne und externe Telefone ist möglich, siehe "Abfragemöglichkeiten der Nachrichten"
• Das Telefon mit der 38 kann so aber nicht mehr intern oder direkt angerufen werden, da ja eine permanente AWS zum VMS geschaltet ist.

Abfragemöglichkeiten der Nachrichten

• Ist in der Voice-Mail-Box die "PIN überprüfung" nicht aktivert
  • Die Abfrage durch den Voice-Mail Benutzers durch direkte Anwahl des Voice-Mail-Systems ist sofort möglich, ohne Eingabe der der Voice-Mail-Box-Nummer und der Zugangs-PIN.
  • die Abfrage von anderen internen und externen Telefonen ist nicht möglich.
• Ist in der Voice-Mail-Box die "PIN überprüfung" aktivert und Ist unter "Nummerierung - Benutzereinstellungen - Benutzer - (Schraubenschlüssel des virtuellen Benutzer) - Berechtigungen" bei "PIN für Zugang via Telefon" eine 4-stellige Ziffernkombination für die Fernabfrage der Voice-Mail-Box eingerichtet
  • Die Abfrage durch den Voice-Mail Benutzers durch direkte Anwahl des Voice-Mail-Systems ist möglich und die Eingabe der der Voice-Mail-Box-Nummer und die Zugangs-PIN wird gefordert.
  • die Abfrage von anderen internen und externen Telefonen durch direkte Anwahl des Voice-Mail-Systems ist möglich und die Eingabe der Voice-Mail-Box-Nummer und die Zugangs-PIN wird gefordert.
• Fernabfrage
  • Bei einem Mehrgeräte-Anschluss PMP/PtMP/Einzelrufnummern (auch POTS, VoIP, ISDN und GSM-Gateways) muss in der Rufverteilung eine Rufnummer fest auf die Rufnummer des Voice-Mail-Systems geleitet werden.
  • Bei einem Anlagen-Anschluss PP/PtP/DDI/Trunk/Trunking (VoIP und ISDN) muss in der Rufverteilung eine Rufnummer fest auf die Rufnummer des Voice-Mail-Systems geleitet werden oder die interne Rufnummer des Voice-Mail-Systems einer DDI (Durchwahlnummer) entsprechen.
  • Bei der Fernabfrage wird stets die Voice-Mail-Box-Nummer und die Zugangs-PIN gefordert.
  • Bei VoIP-Anschlüssen (und GSM-Gateways) muß auf die DTMF-Tauglichkeit des Providers und des Anschlusses geachtet werden
    • Vermeiden von komprimierenden Codecs bei einer Inband-Übertagung
    • Kompatibilität der Outband-Verfahren zwischen Anlage und Provider testen
    • In manchen Fällen kann es vorkommen, das der Provider keine Outband-Signalisierung zulässt und die VoIP-Überpragung koprimiert oder zu schlecht ist um DTMF-Töne Inband zu übertragen. Dann ist keine Fernabfrage möglich.
• Abfrage mittels PC
  • Ist der Benutzerdefinierte Zugang des Voicebox-Besitzers aktiv, kann die Abfrage auch über den PC erfolgen.
  • Unter "Nummerierung - Benutzereinstellungen - Benutzer - (Schraubenschlüssel des virtuellen Benutzer) - Berechtigungen" ist die Option "Persönlicher Zugang" = "Aktiviert".
  • Unter "Nummerierung - Benutzereinstellungen - Benutzer - (Schraubenschlüssel des virtuellen Benutzer) - Berechtigungen" sind die Optionen "Benutzername" und "Passwort" gesetzt.
  • Im Persönlichen Zugang finden Sie die Nachrichten unter "Voice Mail System > Nachrichten"

Arten des E-Mail-Versand und wo dieses eingestellt werden

• Einstellungen über die Admin-Oberfläche (Anwendungen - Voice Mail System)
  • In der Voice-Mail-Box kann hier eingestellt werden, E-Mail-Benachrichtigung: "Keine" -> Das bedeutet, das keine E-Mail-Benachrichtigung gesendet wird.
    • Im User-Web-Interface kann durch den User keine Veränderung vorgenommen werden.
  • In der Voice-Mail-Box kann hier eingestellt werden, E-Mail-Benachrichtigung: "E-Mail" -> Das bedeutet, das eine E-Mail-Benachrichtigung ohne Anhang der Nachricht im WAV-Format an die dem Benutzer zugeordneten E-Mail-Adresse gesendet wird.
    • Im User-Web-Interface kann durch den User weiter ausgewählt werden: "Verhalten der E-Mail-Weiterleitung"
      • Nach Weiterleitung Nachricht in "neu" behalten
      • Nach Weiterleitung Nachricht nach "alt" verschieben
      • Nach Weiterleitung Nachricht entfernen
  • In der Voice-Mail-Box kann hier eingestellt werden, E-Mail-Benachrichtigung: "E-Mail mit Anhang" -> Das bedeutet, das eine E-Mail-Benachrichtigung mit Anhang der Nachricht im WAV-Format an die dem Benutzer zugeordneten E-Mail-Adresse gesendet wird.
    • Im User-Web-Interface kann durch den User weiter ausgewählt werden: "Verhalten der E-Mail-Weiterleitung"
      • Nach Weiterleitung Nachricht in "neu" behalten
      • Nach Weiterleitung Nachricht nach "alt" verschieben
      • Nach Weiterleitung Nachricht entfernen
  • In der Voice-Mail-Box kann hier eingestellt werden, E-Mail-Benachrichtigung: "Benutzerdefiniert" -> Das bedeutet, das der Benutzer selber wählen kann wie die Benachrichtigung erfolgt.
    • Im User-Web-Interface kann durch den User weiter ausgewählt werden: "E-Mail-Benachrichtigung"
      • Keine (Es wird keine E-Mail versendet)
      • E-Mail (Es wird eine E-Mail ohne Anhang der Nachricht im WAV-Format versendet)
      • E-Mail mit Anhang (Es wird eine E-Mail mit Nachticht im WAV-Format versendet)
    • Im User-Web-Interface kann durch den User weiter ausgewählt werden wenn "E-Mail" oder "E-Mail mit Anhang" gewählt wurde: "Verhalten der E-Mail-Weiterleitung"
      • Nach Weiterleitung Nachricht in "neu" behalten
      • Nach Weiterleitung Nachricht nach "alt" verschieben
      • Nach Weiterleitung Nachricht entfernen
• Empfans-E-Mail-Adresse des Voice-Box-Besitzers
  • Diese Adresse wird unter "Nummerierung - Benutzereinstellungen - Benutzer - (Schraubenschlüssel des Benutzers) - Grundeinstellungen - E-Mail-Adresse" eingegeben.
• E-Mail-Account über den gesendet wird
  • Bezüglich der Einstellungen wenden Sie sich bitte an Ihren E-Mail-Dienst-Anbieter.

MWI-Benachrichtigung (Message Waiting Indicator) an internen Endgeräten

• MWI ist Teil der Berechtigungsklasse. Wenn MWI an Telefone gesendet werden soll, muss dieses in der dem Benutzer zugeordneten Berechtigungsklasse freigegeben sein.
  • Analoge Telefon können zum Teil MWI anzeigen, bitte erkundigen Sie sich ggf. beim Hersteller über diese Funktion.
  • ISDN-Telefone -> Hinweise werden nachgereicht!
  • elmeg ISDN- & Up0-Systemtelefone -> Hinweise werden nachgereicht
  • elmeg IP-Systemtelefone (IP-Sxxx) -> Hinweise werden nachgereicht
  • elmeg Standard IP-Tischtelefone (IP1x0) -> Über dei Provisionierung werden die für das VMS nötigen Einstellungen an das Gerät übertragen. Bei nein Anrufen wird die "Briefumschlags-Taste" blinken, durch betätigen der Taste, wird man mit dem VMS verbunden.
  • elmeg Standard IP-Tischtelefon IP680 -> Hinweise werden nachgereicht
  • elmeg IP-DECT-Systeme (DECT150 & DECT200) mit Handteilen (D130, D140, D150R, D141 und D142) -> Über dei Provisionierung werden die für das VMS nötigen Einstellungen an das Gerät übertragen. Bei nein Anrufen wird die "Briefumschlags-Taste" blinken.
  • Standard IP-Telefone (Frendhersteller) können zum Teil MWI anzeigen, bitte erkundigen Sie sich ggf. beim Hersteller über diese Funktion.

Besetztwarte-Feld vor der Voice-Mail, wenn diese besetzt ist

• Dieses ist nicht vorgesehen, wenn dieses gewünscht wird, muss ein geeignetes externes Voice-Mail-System (Anrufbeantworter) über FXS, ISDN oder VoIP eingesetzt werden.
• Werden Anrufer auf das VMS geleitet und dieses ist besetzt, wird der Anruf beendet (aufgelegt).

Anruferlisten der Telefone, wenn Anrufer auf das VMS gesprochen haben

• ISDN- & Up0-Telefone und elmeg IP-Systemtelefone (IP-Sxxx): Auf Grund des "Non Selected User Clearing" wird hier die Anruferliste gelöscht, wenn der Ruf z.B. auf Grund einer AWS angenommen wurde, auch wenn das VMS den Ruf annimmt.
• analoge und IP-Telefone, so wie elmeg standard IP-Telefone und IP-DECT-System: Diese Geräte verfügen üblicher Weise über keine Mechanismen, einen Anruf aus der Anruferliste zu löschen, daher bleiben hier die Rufe in der Anruferliste erhalten.
• Es gibt keine Möglichkeit die Anrufer-Rufnummer auf das Display eines Telefon bei der Abfrage zu geben. Es kann ein Rückruf über die Taste 6 ausgelöst werden.
• Auch über die Fernabfrage gibt es keine Möglichkeit die Rufnummer des Anrufers zu ermitteln.
• Die Rufnummer des Anrufers kann über das User-WEB-Interface unter "Voice Mail System - Nachrichten" ausgelesen werden und ist in einer evtl. E-Mail-Benachrichtigung enthalten.

Umschalten des Status einer Voice-Mail-Box

Eine Voice-Mail-Box kann entweder manuell oder per Kalender zwischen "Im Büro" und "Außer Haus" umgeschaltet werden

Umschalten per Kalender

Menü:
> Anwendungen > Kalender > Neu

Legen Sie einen Kalender vom Typ "Voice Mail System" an.

Beachten Sie dazu die folgende FAQ:

be.IP plus: Verwenden eines Kalenders

Menü:
> Anwendungen > Voice Mail System > Voice Mail Boxen > bearbeiten

Weisen Sie den Kalender der Voice-Mail-Box zu.

Manuell umschalten

Als Administrator

Menü:
> Anwendungen > Voice Mail System > Voice Mail Boxen > bearbeiten

Stellen Sie den Status der Voice Mail Box per Web-GUI um.

Als Benutzer

Menü:
> Nummerierung > Benutzereinstellungen > Benutzer > bearbeiten > Berechtigungen

Für diese Funktion muss der "Persönliche Zugang" aktiv sein.

Melden Sie sich als Benutzer an.

Menü:
> Voice Mail System >Einstellungen > bearbeiten

Stellen Sie den Status der Voice Mail Box per Web-GUI um.

Eckdaten

• Maximale Aufzeichnungszeit: Begrenzt durch den internen Speicher. Wenn dieser Voll ist, geht nichts mehr. Generell mehrere Stunden.
• Maximal Anzahl von Nachrichten: Begrenzt auf 60 Nachrichten.
• Maximale Begrenzungen je Voice-Mail-box: Nein, solange noch speicher vorhanden ist.

Hinweis zum VMS ab Version 10.1.7

Ab der Version 10.1.7 können Ansagen des Voice-Mail-Systems als WAVE-Datei über die Weboberfläche eingespielt werden.

Die Dateien müssen dabei wie im Artikel Dateiformat für Ansagen angefertigt sein.

Menü:
> Anwendungen > Voice Mail System

Über das Stift-Symbol bearbeiten Sie die Voicebox, für die eine neue Ansage hochgeladen werden soll.

Mittels der Schaltfläche "Neue Nachricht" kann eine WAVE-Datei eingespielt werden.

Basis

Stand: März 2016
Software-Basis: hybird-Familie und be.IP plus 9.x und 10.1.3

Produktgruppe: hybird-Familie und be.IP plus
SB